SharePoint Änderungsverfolgung: Warum ein Office Script die bessere Wahl ist

Die Nachverfolgung von Änderungen in SharePoint-Listen oder -Bibliotheken ist eine häufige Anforderung in der täglichen Arbeit mit der Microsoft Power Platform. Während Power Automate mit der Aktion “Get changes for an item or a file (properties only)” eine Standardlösung bietet, gibt es leistungsstärkere Alternativen. In diesem Blogpost zeige ich, warum ein maßgeschneidertes Office Script nicht nur performanter, sondern auch flexibler und effizienter ist.

Die Herausforderung: Änderungen effizient nachverfolgen

Die Aktion “Get changes for an item or a file (properties only)” in Power Automate ist darauf ausgelegt, Änderungen an SharePoint-Elementen zu identifizieren. Sie funktioniert gut für einfache Szenarien, hat jedoch einige Einschränkungen:

• Mehrere API-Aufrufe: Die Aktion benötigt oft zusätzliche Schritte, um Daten zu filtern oder zu verarbeiten.
• Eingeschränkte Flexibilität: Nur die von Microsoft bereitgestellten Parameter können verwendet werden.
• Performanceprobleme: Bei großen Datenmengen oder komplexen Anforderungen kann die Aktion langsam werden.

Hier kommt ein Office Script ins Spiel, das speziell für die Analyse von SharePoint-Änderungen entwickelt wurde.

Die Lösung: Ein Office Script für SharePoint-Änderungen

Das Office Script, das ich entwickelt habe, analysiert Änderungen zwischen zwei spezifischen Versionen eines SharePoint-Elements. Es bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber der Power Automate-Aktion:

1. Weniger Actions und API-Aufrufe

• Während Power Automate mehrere Aktionen benötigt, um Änderungen zu analysieren, reduziert das Office Script den gesamten Prozess auf einen einzigen Aufruf:
  • Run Script (Excel Online Business) oder
  • Run Script from SharePoint Library (Excel Online Business).
• Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle API-Kapazitäten, die in Power Automate limitiert sind.

2. Höhere Performance

• Das Script verarbeitet die Daten direkt in einer optimierten Umgebung (Excel Online) und benötigt keine zusätzlichen API-Aufrufe.
• Es arbeitet mit der JSON-Datenstruktur und vermeidet die zusätzliche Verarbeitungsschicht, die Power Automate durch Konnektoren einführt.
• Besonders bei großen Datenmengen ist die Ausführung spürbar schneller.

3. Flexibilität und Anpassbarkeit

• Das Script ist vollständig anpassbar und kann spezifische Anforderungen wie das Filtern von Systemfeldern oder die Formatierung von Benutzerfeldern berücksichtigen.
• Es unterstützt verschiedene Feldtypen (z. B. Text, Boolean, Benutzer) und bietet eine klare Darstellung von Änderungen, einschließlich alter und neuer Werte.

4. Benutzerfreundliche Ausgabe

• Änderungen werden übersichtlich dargestellt, z. B.:
  • Benutzerfelder: “Max Mustermann (max@beispiel.de)”
  • Nicht zugewiesene Werte: “Nicht zugewiesen”
• Die Ausgabe ist speziell auf die Bedürfnisse von Endanwendern zugeschnitten.

5. Kosteneffizienz

• Durch die Reduktion auf einen einzigen Action-Aufruf werden nicht nur Ressourcen gespart, sondern auch die Kosten für API-Limits in Power Automate reduziert.

Wie funktioniert das Office Script?

Das Script analysiert die Änderungen zwischen zwei Versionen eines SharePoint-Elements. Hier ein Überblick über die wichtigsten Funktionen:

1. Systemfelder ignorieren:
   Systemrelevante Felder wie __metadata oder VersionId werden automatisch ausgefiltert, um die Analyse auf relevante Daten zu fokussieren.
2. Benutzerfelder formatieren:
   Benutzerfelder werden in einem lesbaren Format ausgegeben, z. B. “Max Mustermann (max@beispiel.de)”.
3. Änderungen identifizieren:
   Das Script vergleicht die Werte der aktuellen und vorherigen Version und listet alle Änderungen übersichtlich auf.

Ein Beispiel für die Ausgabe:

{
  "versionInfo": {
    "currentVersion": "3.0",
    "previousVersion": "2.0",
    "modifiedDate": "21.03.2025, 10:30",
    "itemId": 123
  },
  "changes": [
    {
      "fieldName": "Title",
      "oldValue": "Projekt A",
      "newValue": "Projekt B",
      "fieldType": "string"
    },
    {
      "fieldName": "Status",
      "oldValue": "In Bearbeitung",
      "newValue": "Abgeschlossen",
      "fieldType": "string"
    }
  ]
}

Vorteile im Überblick

Fazit

Das Office Script ist die ideale Lösung für die Nachverfolgung von Änderungen in SharePoint-Listen oder -Bibliotheken. Es ist nicht nur performanter und flexibler als die Power Automate-Aktion “Get changes for an item or a file (properties only)”, sondern auch einfacher zu warten und kosteneffizienter. Besonders bei großen Datenmengen oder spezifischen Anforderungen zeigt das Script seine Stärken.

Wenn du regelmäßig Änderungen in SharePoint analysieren musst, lohnt es sich, auf ein Office Script zu setzen. Es spart Zeit, Ressourcen und bietet dir die volle Kontrolle über deine Daten.

Link zum Office Script

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