Effiziente CSV-Datenverarbeitung mit Office Scripts in Power Automate (ohne Premium)

In der heutigen datengesteuerten Geschäftswelt ist die effiziente Verarbeitung von CSV-Daten zu einer wesentlichen Aufgabe geworden. Office Scripts, eine Funktion in der Microsoft Office-Suite, bietet eine vielversprechende Lösung für dieses häufige Problem. In Kombination mit Power Automate könnt ihr diese Skripte nutzen, um automatisierte Workflows zu erstellen, die die CSV-Datenverarbeitung erheblich vereinfachen und beschleunigen. In diesem Beitrag zeige ich euch, wie ihr mit Office Scripts und Power Automate die CSV-Datenverarbeitung optimieren könnt und welche Vor- und Nachteile diese Tools mit sich bringen.

Office Scripts: Schnell erklärt

Office Scripts geben dir die Möglichkeit, in Microsoft Office-Anwendungen, wiederkehrende Aufgaben mit Typescript zu automatisieren und komplexe Datenmanipulationen durchzuführen.

Konnektoren in Power Automate (Kein Premium)

1. Run Script (Skript ausführen)
   • Dies ist die Aktion, die mit Skripts verwendet werden soll, die am Standardspeicherort Auf Ihrem OneDrive gespeichert sind.
   • Die Skripte befinden sich innerhalb der Arbeitsmappe
2. Run script from SharePoint library (Skript aus SharePoint-Bibliothek ausführen)
   • Dies ist die Aktion, die verwendet werden soll, wenn Skripts auf der SharePoint-Website Ihres Teams gespeichert werden.
   • Die Skripte sind nicht an eine Arbeitsmappe gebunden und somit auf jedem Excel-File anwendbar.

CSV-Verarbeitung mit Office Scripts

Zwei besonders nützliche Skripte für die CSV-Verarbeitung sind der CSV Parser und der CSV Stringifier, die ich euch hier einmal kurz erläutere. Diese Werkzeuge vereinfachen den Prozess der Umwandlung von CSV-Daten in leicht zu verarbeitende Formate und umgekehrt.

CSV Parser (von CSV zum Array)

Der CSV Parser ist ein Skript, das CSV-Daten in ein Array von JavaScript-Objekten umwandelt. Jedes Objekt repräsentiert eine Zeile in der CSV-Datei, wobei die Eigenschaften des Objekts den Spaltenüberschriften entsprechen. Dieser Ansatz macht die Daten für weitere Verarbeitung und Analyse leicht zugänglich.

Beispiel

Aufbau der CSV

Name,Alter,Beruf
Max Mustermann,35,Ingenieur
Erika Mustermann,32,Architektin

Ausgabe

[
  { "Name": "Max Mustermann", "Alter": "35", "Beruf": "Ingenieur" },
  { "Name": "Erika Mustermann", "Alter": "32", "Beruf": "Architektin" }
]

CSV Stringifier (von Array zu CSV)

Im Gegensatz dazu nimmt der CSV Stringifier ein Array von JavaScript-Objekten und konvertiert es zurück in einen CSV-String. Dies ist besonders nützlich, wenn bearbeitete Daten wieder in ein CSV-Format exportiert werden müssen, das von anderen Tools oder Systemen verwendet wird.

Beispiel

Aufbau des Json-String (Array von Objekten)

[
  { "Name": "Max Mustermann", "Alter": "35", "Beruf": "Ingenieur" },
  { "Name": "Erika Mustermann", "Alter": "32", "Beruf": "Architektin" }
]

Ausgabe

Name,Alter,Beruf
Max Mustermann,35,Ingenieur
Erika Mustermann,32,Architektin

Vorteile von Office Scripts für CSV-Verarbeitung

1. Effizienz: Die Automatisierung durch Office Scripts kann die Zeit für die Datenverarbeitung erheblich reduzieren.
2. Verwendung direkt von Power Automate heraus: Mit Eingabe- und Ausgabeparametern.
3. Integrierte Lösung: Da Office Scripts direkt in Excel integriert sind, ist keine zusätzliche Software erforderlich.
4. Benutzerfreundlichkeit: Die Verwendung von Typescript macht Office Scripts für viele Entwickler leicht zugänglich.
5. Konsistenz: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler und gewährleisten konsistente Ergebnisse.

Herausforderungen und Einschränkungen

1. Begrenzte Funktionalität: Im Vergleich zu vollwertigen Programmierumgebungen haben Office Scripts einige Einschränkungen.
2. Lernkurve: Für Benutzer ohne Programmiererfahrung kann die Einarbeitung in Office Scripts eine Herausforderung darstellen.
3. Abhängigkeit von Office: Office Scripts sind an die Microsoft Office-Umgebung gebunden und nicht in anderen Kontexten einsetzbar.

Fazit

Office Scripts bieten eine leistungsfähige und zugängliche Lösung für die CSV-Datenverarbeitung innerhalb der Microsoft Office-Umgebung. Während sie einige Einschränkungen haben, können sie für viele Benutzer eine erhebliche Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit bei der Handhabung von CSV-Daten darstellen.

Für Fachleute, die regelmäßig in Excel arbeiten, lohnt es sich, die Möglichkeiten von Office Scripts zu erkunden. Sie könnten eine wertvolle Ergänzung zum Datenverarbeitungs-Toolkit darstellen und die Art und Weise, wie Daten gehandhabt werden, grundlegend verändern.

Weitere Informationen

Office-Skripts in Excel – Office Scripts | Microsoft Learn

Ausführen von Office-Skripts mit Power Automate – Office Scripts | Microsoft Learn

Office-Script Code